قسم شؤون الموظفين وعلاقته بالموارد البشرية

لا شك بأن هنالك لغطاً كبيراً حول التشابه والفروقات بين قسم شؤون الموظفين وإدارة الموارد البشرية، والحقيقة أن هذا اللغط يكبر كلما كانت الشركة بعيدة عن حقيقة الموارد البشرية الصحيحة

وإن من أهم بيئات العمل التي يكثر فيها هذا اللغط هي الشركات العائلية التي تعمل بعقلية “الحجي” والتي لاتزال موجودة وبكثرة في عالمنا العربي

هذه العقلية تجعل من صاحب العمل هو المدير صاحب السلطة المطلقة غير القابلة للنقاش، والتي يجب على كل إدارات الشركة العمل بطريقة متماشية مع هذه العقلية

وللأسف ينال إدارة الموارد البشرية نصيب الأسد من هذا التشوه في مسؤولياتها وسلطاتها فتتحول لما يشبه مراقب الدوام الذي يقوم بما يأمره “المعلم” بالقيام به

وفي هذه البيئة لا نستطيع أن نقيم دور الموارد البشرية بدقة حيث يتضاءل الفرق بين إدارة الموارد البشرية وقسم شؤون الموظفين (طبعاً لا يمكننا أن ننكر وجود العديد من الشركات العائلية ذات بيئة العمل الرائعة لكنها للأسف أقل من النوع الأول)

أما في الشركات ذات البيئة الصحية فان قسم شؤون الموظفين هو أحد أقسام إدارة الموارد البشرية وهو جزأ لا يتجزأ منها ويعمل بتناغم مع بقية أقسام إدارة الموارد البشرية لتحقيق أهداف هذه الادارة

مما لا شك فيه أن قسم شؤون الموظفين نشأ قبل الموارد البشرية، بل يمكننا القول إن إدارة الموارد البشرية تطورت عن قسم شؤون الموظفين بسبب اختلاف بيئة العمل واحتياجات السوق (اقرأ تاريخ نشأة الموارد البشرية والأحداث التي أثرت به)

وبعد أن عرفنا أن قسم شؤون الموظفين هو أحد أقسام إدارة الموارد البشرية فما هي أهم مسؤولياته ومهامه؟

أولاً – ملفات الموظفين: يعتبر قسم شؤون الموظفين هو مركز معلومات الشركة لكل ما يتعلق بأي حركة تحصل مع الموظف خلال مسيرته المهنية في الشركة من ساعة دخوله في عملية التوظيف ولغاية خروجه من الشركة

ولابد أن تكون هذه الملفات سرية ولا يتطلع عليها إلا الأشخاص المخولون فقط كما أنه يجب تحديثها بشكل دوري

سابقاً كانت جميع هذه الملفات عبارة عن أوراق ومستندات يُحتفظ بها في خزائن في قسم شؤون الموظفين، ولكن العديد من الشركات أصبحت تستخدم البرامج الالكترونية لتسجيل أي معلومات تخص الموظف، وهي الطريقة الأفضل مما يبقي المعلومات في منأى عن التلف أو الضياع

وفي هذه الحالة تبقى فقط بعض الأوراق التي لابد من وجودها بشكل مستندات ورقية في ملف الموظف.

ثانياً – التأمين الصحي والاجتماعي: قسم شؤون الموظفين هو المسؤول عن تسجيل الموظفين في التأمينات الاجتماعية ومتابعة حالتهم كذلك متابعة ملفات التأمين الصحي لجميع الموظفين وتحديثها

ثالثاً – الدوام وكل ما يتبعه: فقسم شؤون الموظفين هو المسؤول عن مراقبة دوام الموظفين وتسجيله والاحتفاظ بجميع المستندات والأوراق الرسمية التي يقدمها الموظفون لتغطية غيابهم أو تأخيرهم أو اجازاتهم المختلفة

ولابد من القيام بهذه المهمة بشكل يومي ومن ثم ارسال تقرير الدوام الشهري لقسم المزايا والتعويضات قبل آخر الشهر ليقوم باحتساب الرواتب الشهرية بناءً على دوام الموظفين

رابعاً – النظام الداخلي للشركة: قسم شؤون الموظفين وبالتنسيق مع مدير إدارة الموارد البشرية هو المسؤول عن صياغة النظام الداخلي للشركة وذلك بالعمل مع محامي الشركة طبعاً

وبعد صياغة النظام الداخلي بما يتوافق مع قانون العمل في البلد يتم أخذ موافقة الإدارة ثم يكون قسم شؤون الموظفين هو المسؤول عن تطبيق هذا النظام

خامساً – الإجراءات التأديبية: عند حدوث أي حادثة من قبل أي موظف تخرق قانون الشركة ونظامها الداخلي يكون قسم شؤون الموظفين هو المسؤول عن التحقيق في الحادثة واتخاذ الإجراءات القانونية أو التأديبية بحق أي موظف بما يتوافق مع النظام الداخلي وقانون العمل

سادساً – عقود التوظيف: من المهمات عالية الأهمية لقسم شؤون الموظفين اعداد عقود الموظفين والاشراف عليها بالتنسيق مع القسم القانوني أو محامي الشركة وتحديثها بشكل دوري

في حال عدم وجود قسم اداري في الشركة يقوم أحيانا قسم شؤون الموظفين ببعض المهام الإضافية مثل الاشراف على مواصلات الموظفين في حال تقديمها من قبل الشركة أو وجبات الطعام للموظفين …الخ