قسم المزايا والتعويضات وعلاقته بالموارد البشرية

خلال مسيرتي المهنية الممتدة لعشرين سنة تلقيت العديد من الأسئلة والاستشارات المتعلقة بالموارد البشرية، ومما لا شك فيه أن أحد أكثر الأسئلة تكراراً كان (هل المسؤول عن احتساب وصرف الرواتب في الشركة هو إدارة الموارد البشرية أم الإدارة المالية؟)

هذا السؤال تكرر كثيراً من قبل العديد من الأصدقاء والمعارف الذين يعملون في العديد من الشركات والبلدان المختلفة، ولا أنكر أنني نفسي واجهت هذه المعضلة في بداية مسيرتي المهنية أثناء تأسيس قسم الموارد البشرية في احدى الشركات التي عملت بها

الجواب على هذا السؤال وببساطة أن ادارة الموارد البشرية هي المخول باحتساب الرواتب في الشركة وبدون أي شك وذلك لأن قسم المزايا والتعويضات القيّم على احتساب الرواتب هو أحد أقسام إدارة الموارد البشرية

فيما ينحصر دور الإدارة المالية بصرف الرواتب عن طريق التحويلات البنكية أو بالطريقة التي تعتمدها الشركة وبدون أي تدخل في الاقتطاعات من الرواتب

وقبل أن نتكلم عن مسؤوليات قسم المزايا والتعويضات ودوره ضمن إدارة الموارد البشرية يجب علينا معرفة شيئين هامين

أولاً – أن كل من المزايا والتعويضات يمكن أن تكون مادية مباشرة (كالراتب، الإضافي، المكافأة…) أو مادية غير مباشرة (كالإجازة السنوية، والتأمين الصحي…)

ثانياً – الفرق بين المزايا وبين التعويضات فهما أمران مختلفان كل الاختلاف

التعويضات: هي كل ما يصرف للموظف بشكل مادي مباشر أو غير مباشر كتعويض له عن جهده أو وقته في الشركة، كما أن الشركة تكون ملزمة غالباً بدفعه بحسب قانون العمل

أمثلة على التعويضات: المرتب هو تعويض للموظف عن جهده لعدد من الساعات

                           الاجازة السنوية هي راحة للموظف كتعويض عن عمله عدد من الأيام في السنة 

                           الإضافي: هو تعويض للموظف عن عمله ساعات إضافية

الميزة: هي كل ما يصرف للموظف بشكل مادي مباشر أو غير مباشر وذلك كميزة تنافسية تقوم بها الشركة لتميز موظفيها وهي ليست مجبرة على إعطائها بحسب قانون العمل 

أمثلة على المزايا: السيارات التي تمنح للمدراء فأغلبية المدراء يكون عملهم ضمن مكاتب الشركة وليسوا بحاجة لسيارة للقيام بعملهم لكن الشركة أعطتهم سيارة كميزة تنافسية ولكي تستقطب النوع الأفضل من المدراء وللاحتفاظ بصورة جيدة عن الشركة

ولكن ماذا عن مدير المبيعات والتسويق والذي يكون ملزماً بقضاء جزء كبير من وقته خارج الشركة؟ في هذه الحالة تكون السيارة مزيجاً بين الميزة والتعويض فهي تعويض له ليقوم بزياراته الميدانية لكن كان بإمكان الشركة إعطائه سيارة أقل فخامة للقيام بالعمل لكنها أعطته سيارة أفخم كميزة لأنه أحد المدراء فيها

لنأخذ مثالاً آخر لنستوضح الفكرة أكثر

إحدى الشركات تعمل في بلد يلزمها بإعطاء الموظف إجازة سنوية مقدارها 14 يوم في السنة، ولكن الشركة قررت إعطاء موظفيها جميعاً 20 يوم إجازة سنوية فهل الاجازات في هذه الحالة ميزة؟ أم تعويض؟

في هذه الحالة تنقسم العشرين يوماً إلى قسمين، الأربعة عشرة يوماً والتي تكون الشركة ملزمة بإعطائها للموظف بحسب قانون العمل تكون تعويضاً، أما الستة أيام الإضافية والتي اختارت الشركة إعطائها فتكون ميزة

إذاً ما هي أهم مسؤوليات قسم المزايا والتعويضات؟

أولاً – احتساب الرواتب الشهرية: يقوم قسم المزايا والتعويضات باحتساب الرواتب لكل موظف بطريقة سرية واضافة جميع المزايا والتعويضات وطرح أي ضرائب أو اقتطاعات وتحويلها إلى الإدارة المالية لصرفها بعد موافقة مدير الموارد البشرية عليها

ثانياً – الحوافز والمكافآت: يقوم قسم المزايا والتعويضات باحتساب جميع أنواع الحوافز كالحوافز السنوية أو حوافز المبيعات أو غيرها والمكافآت ويقوم بصرفها للموظفين عن طريق الإدارة المالية

ثالثاً – التعديلات على الراتب: في حال حدوث أي تعديل على راتب الموظف كأن يطلب له مديره زيادة في الراتب أو بسبب تغيير في طبيعة عمله فإن قسم المزايا والتعويضات هو الذي يقوم باحتساب الزيادة وعكسها على الراتب من تاريخ الموافقة عليها

رابعاً – تعديلات الرواتب بناءً على الأداء: يعمل قسم المزايا والتعويضات بصورة وثيقة مع قسم قياس الأداء والذي ما أن ينتهي من قياس أداء الموظفين وتتم الموافقة على النتائج حتى يرسل هذه النتائج لقسم المزايا والتعويضات والذي يحدد نسبة زيادة الراتب بناء على أداء الموظف، وبحسب الميزانية المرصودة في هذه السنة والتي تكون مرتبطة بربح الشركة، وأيضاً يؤخذ بالاعتبار مدى التضخم ونسبة ارتفاع مستوى المعيشة في نفس البلد

خامساً – عروض العمل: بعد انتهاء قسم التوظيف من مهمة اختيار المرشح الأنسب لشغل وظيفة ضمن الشركة، يعمل عدة أقسام على صياغة وارسال عرض عمل للمتقدم للوظيفة، فعرض العمل يتضمن مشاركة كل من قسم شؤون الموظفين والتوظيف بالإضافة لقسم المزايا والتعويضات الذي يحدد راتب الموظف وجميع المزايا والتعويضات التي سينالها عند التحاقه بالشركة

سادساً – مقارنة الرواتب في الشركة مع المنافسين: تقوم العديد من الشركات كل بضعة سنين بعملية مقارنة لرواتبها مع شركات أخرى بنفس مستواها وبصناعات قريبة منها، وذلك لمعرفة مكان تموضعها في سوق العمل، فإن وجدت الشركة أنها تدفع أقل من منافسيها عندها يقوم قسم المزايا والتعويضات وبالتنسيق مع مدير الموارد البشرية برفع مقترح للإدارة لتعديل الرواتب تدريجياً لتصبح مماثلة لمتوسط الرواتب في سوق العمل

أما في حال أرادت الشركة استقطاب أفضل الموظفين في بيئة عمل تنافسية جداً عندها يجب على الشركة رفع رواتبها فوق متوسط الرواتب في سوق العمل    

أصبحت أغلب الشركات في وقتنا الحالي تستخدم البرامج الالكترونية الخاصة بالموارد البشرية لاحتساب جميع هذه المزايا والتعويض والتي لابد أن نشدد على أهمية سريتها في الشركة ودقة احتسابها ومحاولة عدم حدوث أي خطأ أثناء عملية اصدارها